Έγγραφα (μέσω [email protected] e-mail) ή προφορικά παράπονα που λαμβάνονται στο πλαίσιο των παρεχόμενων υπηρεσιών, αφού συγκεντρωθούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες και επαληθευτεί εάν σχετίζονται με τις δραστηριότητες υπό την ευθύνη του εργαστηρίου, Η «Φόρμα Συνέντευξης Πελατών» ακολουθείται από τον Υπεύθυνο Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας που λαμβάνει το παράπονο. Οι σχετικές ενότητες συμπληρώνονται στο «Πρόγραμμα παρακολούθησης παραπόνων πελατών» και υποβάλλονται σε επεξεργασία. Για τις εισερχόμενες καταγγελίες, πρώτα από όλα αξιολογούνται οι καταγγελίες.
Οι καταγγελίες εξετάζονται από τα άτομα που δεν εμπλέκονται στις εργαστηριακές δραστηριότητες που υπόκεινται στην καταγγελία που θα καθορίσει ο Διευθυντής του Εργαστηρίου και καθορίζονται και εφαρμόζονται οι απαραίτητες ενέργειες για την εξάλειψή τους. Οι ενέργειες για την επίλυση της καταγγελίας αποφασίζονται την ίδια ημέρα και ο καταγγέλλων επιστρέφεται για να παράσχει πληροφορίες σχετικά με την προγραμματισμένη δραστηριότητα. Όταν ολοκληρωθεί η αξιολόγηση της καταγγελίας, γίνεται γραπτή ειδοποίηση στον καταγγέλλοντα.
