Reclami scritti (tramite e-mail [email protected]) o verbali pervenuti nell'ambito dei servizi erogati, raccolte tutte le necessarie informazioni e verificato se sono attinenti alle attività di competenza del laboratorio, dapprima il "Modulo di colloquio con il cliente" è seguito dal responsabile del sistema di gestione della qualità che riceve il reclamo.Le sezioni pertinenti sono compilate nel "Programma di monitoraggio dei reclami del cliente" ed elaborate. Per i reclami in arrivo, prima di tutto, vengono valutati i reclami.
I reclami vengono esaminati dalla/e persona/e non coinvolta/e nelle attività di laboratorio oggetto del reclamo da determinare da parte del Responsabile del Laboratorio, e vengono determinate e attuate le azioni necessarie per la loro eliminazione. Le azioni per risolvere il reclamo vengono decise lo stesso giorno e il denunciante viene richiamato per fornire informazioni sull'attività pianificata. Al termine della valutazione del reclamo, viene inviata una notifica scritta al reclamante.
