Schriftelijke (via [email protected] e-mail) of mondelinge klachten ontvangen in het kader van de geleverde diensten, nadat alle nodige informatie is verzameld en geverifieerd of ze verband houden met de activiteiten onder de verantwoordelijkheid van het laboratorium, eerst de "Klantinterviewformulier" wordt gevolgd door de Quality Management System Officer die de klacht ontvangt. Relevante secties worden ingevuld in het "Customer Complaints Tracking Schedule" en verwerkt. Bij binnenkomende klachten worden allereerst de klachten beoordeeld.
Klachten worden onderzocht door de perso(o)n(en) die niet betrokken zijn bij de laboratoriumactiviteiten waarop de klacht betrekking heeft en die door de Laboratoriummanager worden bepaald, en de nodige acties voor de opheffing ervan worden bepaald en geïmplementeerd. Acties om de klacht op te lossen worden op dezelfde dag beslist en de klager wordt teruggestuurd om informatie te verstrekken over de geplande activiteit. Wanneer de beoordeling van de klacht is voltooid, wordt de klager hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
